Rahmen setzen – Rahmen halten – 2 wichtige Grundsätze für gute Workshops

Rahmen setzen

Die Verantwortung für einen Rahmen als umschließende Einheit für einen Workshop oder ein Meeting zu übernehmen, ist eine Aufgabe der Moderator:innen.
Diese Zuständigkeit beginnt bereits mit der Auftragsklärung zum Event (diese kann auch mit mir selbst stattfinden, wenn es keine externen Auftraggeber:innen gibt):

• Was ist das Ziel der Veranstaltung?
• Was muss geschehen, so dass alle Teilnehmenden am Ende ihre Zeit sinnvoll eingesetzt haben?
• Wer sind die Stakeholder?
• Wer soll eingeladen werden?
• Wird das Thema bzw. der Anlass beschrieben, der Ort definiert (unerheblich, ob Präsenz- oder Online-Veranstaltung) und gegebenenfalls schon die Agenda mitgeteilt?

Wobei mit dem letzten Punkt bereits eine weitere Verantwortlichkeit bei der Moderation liegt. Die Planung des Aufbaus und des zeitlichen Ablaufes gehört ebenso dazu, wie die Auswahl der passenden Methode(n), die während des Workshops zur Anwendung kommen sollen.

Rahmen halten

Während der Veranstaltung müssen die Moderator:innen das Time-Keeping im Auge behalten, sodass ein Punkt der Agenda nicht mehr Zeit einnimmt als ursprünglich geplant. Sie können allerdings auch einen Teilnehmenden mit dieser Rolle betrauen. Dieser behält dann die Zeit im Auge und zeigt auf, wenn etwas droht den Rahmen zu sprengen. Kleine Workhacks, wie Timeboxing helfen dabei. Natürlich gilt es auch hier, flexibel zu sein und zu beurteilen, ob einem Thema gegebenenfalls mehr Raum gegeben und die Zeitrahmen erweitert werden sollte.

Dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse eines Workshops nach dessen Ende nicht nur fest- sondern auch nachzuhalten, ist ebenfalls eine essenzielle Aufgabe der Moderation. Auch hier liegt die Verantwortung nicht allein bei ihr, sondern es kann, im Vorfeld oder zu Beginn der Veranstaltung, die Rolle des Protokoll-Schreibenden und/oder Nachfassers anderweitig besetzt werden.
Was genau muss im Nachgang in wessen Verantwortung weiterverfolgt und -bearbeitet werden, damit es nicht untergeht im Wust des Arbeitsalltags? Oder wurde sich während des Workshops auf etwas geeinigt, was zukünftige Strukturen, Prozesse, Rollen, Arbeitsweisen und/oder Zusammenarbeit betrifft? All das sollte für alle sichtbar dokumentiert und im Blick behalten werden, sodass beim nächsten Termin darauf zurückgegriffen werden kann.

Der Ablaufplan – Das Drehbuch für gelungene Workshops

Das Herzstück einer jeden Workshop-Vorbereitung ist der Ablaufplan. Unsere erfahrenen Moderatorinnen, Trainerinnen und Agile Coaches und Jascha und Katja haben hier unterschiedliche Planungs-Vorlieben, was das Tool bzw. die Art der Vorbereitung betrifft: Jascha liebt ihre Ablaufplanvorlage in Word und Katja will ohne Sessionplaner nicht mehr arbeiten.

Was genau für Jascha die wichtigsten Voraussetzungen für die Erstellung eines Ablaufplans sind, warum der ihr viel Raum zur Improvisation gibt und was das mit Kopfkino zu tun hat, erfahrt Ihr in unserem Kurzinterview: