Der Moderationszyklus – In 6 Schritten zum rundum gelungenen Workshop

Teil III unserer Reihe „Workshop-Design“

Der Auftrag ist geklärt, das Ziel des Workshops bekannt, geeignete Methoden sind gefunden (mehr dazu in Teil I und Teil II unserer Reihe Workshop-Design). Nun geht es an die Umsetzung des Events. Doch wo anfangen, wie weitermachen, was beachten, wie abschließen?

Der Moderationszyklus gibt in sechs einfachen Schritten einen hilfreichen Überblick über die wichtigsten Eckpunkte, die einen Workshop für alle Teilnehmenden, und nicht zuletzt den Moderierenden, zu einer wertvollen Veranstaltung machen.

1. Der Einstieg – Einen gemeinsamen Start finden

Der einfachste Einstieg ist ein freundliches „Hallo“ in die Runde. Das mag im ersten Moment zwar belanglos klingen, aber sie ist wichtig: die Begrüßung der Moderatorin oder des Moderators als Zeichen, dass nun gemeinsam begonnen werden kann.

Zum Auftakt eines Workshops ist es ein bedeutsamer Punkt, den Teilnehmenden einen Überblick über die Themen und das Ziel der Veranstaltung zu verschaffen. Zu wissen, wohin die Reise geht und ein gemeinsames Verständnis für den weiteren Verlauf des Events zu haben, gibt allen Sicherheit für das weitere Vorgehen.

Während eines Check-Ins oder einer Aufstellung kann sich der/die Moderierende bereits zu Beginn der Veranstaltung Informationen aus der Gruppe ableiten, die den Verlauf des Termins beeinflussen können. Fragestellungen, wie „Wie seid Ihr heute hergekommen?“ (entfällt bei virtuellen Events), „Wer hat mit dem heutigen Thema bereits Erfahrungen gesammelt?“ und „Wer hat, wie ich…?“ stellen nur ein paar Ideen dar. Für mehr Inspiration zum kreativen Gestalten von Check-Ins empfehlen wir Euch die Quick-Interviews mit unseren Trainer:innen, Coaches und Moderator:innen.

2. Themen sammeln – Schwarmintelligenz

Der zweite Schritt im Moderationszyklus ist die Themensammlung. Die Moderation gibt zwar der Veranstaltung den Rahmen und hilft dabei, die Fragen und Antworten aus der Gruppe sichtbar zu machen, das Wissen selbst aber liegt in der Gruppe.

Um die richtigen Themen zu Zielerreichung des Workshops herauszukristallisieren und aufzudecken, muss der/die Moderator:in allerdings geeignete Fragen stellen. Das kann in einem Workshop zur Team-Zusammenarbeit beispielsweise sein:

„Wenn ihr an eure Zusammenarbeit der letzten Monate denkt –
Was hat euch voran gebracht?
Was hat euch gebremst?“

Wichtig ist an der Stelle, dass die Antworten aller Teilnehmenden schriftlich festgehalten und für alle sichtbar gemacht werden. Die Dokumentation kann bei Präsenzveranstaltungen an einer Moderationswand oder bei remote Workshops auf einem Miro-Board erfolgen. Eine Diskussion sollte an diesem Punkt in der Regel noch nicht stattfinden! In dieser Phase werden lediglich Themen und Fragestellungen unkommentiert und wertfrei zusammengetragen.

Bilden sich viele ähnliche oder gleichartige Themen heraus, ist es sinnvoll, diese zu bündeln und ihnen eine gemeinsame Überschrift oder einen Titel zu geben.

3. Priorisieren und Auswählen – was wichtig ist, weiß die Gruppe

Wurden die Themen erst mal sichtbar gemacht, geht es in Schritt drei an die Priorisierung. Auch hier wird im Team entschieden, welche Themen die größte Relevanz haben und nun bearbeitet werden sollten.

Je nach Gruppengröße kann jede:r Teilnehmende nun zwei bis maximal sechs „Punkte“ für das bzw. die Themen vergeben, die ihnen persönlich am wichtigsten erscheinen. Vielleicht muss die Gruppe auch aufgrund von Abhängigkeiten priorisieren. Das können bei Vor-Ort-Events Klebepunkte sein, die auf die Moderationswand geheftet werden oder bei virtuellen Veranstaltungen Online-Votings im entsprechenden Tool der Wahl. Auf diese Weise wird schnell sichtbar, für welche Themen die Gruppe mehrheitlich Lösungen und/oder Antworten erarbeiten möchte oder auch muss.

4. Themen bearbeiten – Jetzt geht’s ans Eingemachte

Erst im vierten Schritt des Moderationszyklus‘ geht es daran, die priorisierten Themen zu bearbeiten, zu diskutieren und Lösungen bzw. Entscheidungsvorlagen dafür zu finden. Je nach Gruppengröße und der zur Verfügung stehenden Zeit ist es an der Stelle sinnvoll Kleingruppen zu bilden, die sich mit jeweils einem der Top-Themen befassen. Bei kleinen Gruppen ist es möglich, gemeinsam ein Thema nach dem anderen zu behandeln.

Eine besonders wichtige Aufgabe der Moderation an dieser Stelle ist es, auf die Zeit zu achten! Es geht immer darum, greifbare, konkrete und umsetzbare Schritte zur Lösung der Herausforderung zu erarbeiten. Ohne Zeitvorgaben kann es erfahrungsgemäß schnell zu langwierigen Diskussionen kommen. Ein gutes Mittel dagegen ist das Timeboxing (hierbei werden klar definierte und festgelegte Zeitfenster vorgegeben) oder auch das Lean Coffee Format (hier wird die Zeit pro Thema ebenfalls limitiert).

5. Umsetzung planen – Aus Lippenbekenntnissen Ergebnisse machen

Im vorletzten, dem fünften Schritt des Moderationszyklus tragen die Kleingruppen ihre Ergebnisse zusammen und stellen vor, was sie erarbeitet haben. An dieser Stelle hinterfragt der/die Moderator:in „Wie wollt ihr erreichen, was ihr euch vorgenommen habt?“ oder auch einfacher „Wer macht was bis wann?“. Essenziell ist:

Die Aufgaben, die sich aus dem Workshop ergeben, möglichst konkret zu beschreiben.
Die Aufgaben auch nach dem Workshop für alle sichtbar zu machen (ggf. auch für die Personen, die nicht daran teilnehmen konnten).
EINE verantwortliche Person pro Aufgabe zu bestimmen. (Das beinhaltet nicht zwingend, dass diese Person auch für die Umsetzung verantwortlich ist. Sie soll dafür Sorge tragen, dass die Aufgabe realisiert wird. Wer das tut, ist Verhandlungssache.)
Ein Datum festzuhalten, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
Festzulegen, zu wann die getroffenen Vereinbarungen gemeinsam angeschaut, überprüft und ggf. angepasst oder erweitert werden sollen.

6. Abschließen – Danke, ihr habt hart gearbeitet!

Mit einem Check-Out zum Ausklang, einem abschließenden Blitzlicht oder einem einfachen, aber ehrlich gemeinten „Danke“ geht die Gruppe nach meist harter Arbeit im letzten Schritt des Moderationszyklus auseinander.

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